Eine Eigentümerversammlung ist eine Versammlung einer EigentümerGemeinschaft (EG) eines Objektes das nach §8 des WohnungsEigentumsGesetzens (WEG) geteilt wurde. Es ist gesetzlich geregelt laut dem WEG, dass die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr stattfinden muss. Bei Bedarf können die Eigentümer jedoch auch des Öfteren einberufen werden.

In der Regel beruft der zuständige Verwalter die Eigentümerversammlung ein. Sollte der Verwalter verhindert sein und die Eigentümerversammlung nicht einberufen können, hat der Beiratsvorsitzende, bzw. die Vertreter das Recht die Eigentümerversammlung einzuberufen. Mit einem gerichtlichen Beschluss hat auch ein Eigentümer, der nicht im Beirat ist, das Recht, die Eigentümer einzuberufen.

Die Einladung muss 14 Tage vor der Versammlung bei den Eigentümern eingegangen sein. Ist dies nicht der Fall, sind die getroffenen Beschlüsse durch die Eigentümer anfechtbar. Um eine ordnungsgemäße Einladung gewährleisten zu können, raten wir dazu, die Einladung per Boten mit Unterschrift oder im Beisein eines Zeugen einzuwerfen. Eine Alternative ist auch per Post als Einschreiben mit Rückschein.

In der Einladung sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Adressat (Name des berechtigten Eigentümers, bzw. der berechtigten Eigentümer (bei Gesamthands-, oder Bruchteilseigentum), Adresse)
• Ansprechpartner (Adresse der verwaltenden Firma und des Verwalters)
• Das betroffene Objekt (Objektbezeichnung und Anschrift)
• Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) sowie Ort der Versammlung
• Hinweis auf nachfolgende Eventualeinberufung
• Anlagen: Tagesordnung (kann auch im Schreiben integriert werden) Jahres-, und Einzelabrechnung, Gesamt-, und Einzelwirtschaftsplan, Vollmacht (Stimmrechtsübertragung), Kostenvoranschläge, Anfahrtsskizze

 

Was gilt es beim Zeitpunkt und Ort der Eigentümerversammlung zu berücksichtigen?

Generell gilt: Eine Eigentümerversammlung muss zu einem angemessenen Zeitpunkt an einem neutralen Ort in der Nähe des betroffenen Objektes stattfinden.

Doch was ist ein angemessener Zeitpunkt und ein neutraler Ort? Die Eigentümerversammlung sollte zum Beispiel nicht zu unzumutbaren Zeiten abgehalten werden, z.B. wenn die meisten Eigentümer arbeiten oder es sich um einen Feiertag handelt. Eine optimale Zeit wäre zum Beispiel unter der Woche ab 18:00 Uhr/18:30 Uhr. Ein neutraler Ort beschreibt einen geschlossenen Raum, der nicht für die Öffentlichkeit zugänglich ist und niemanden in Befangenheit geraten lässt. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn man die privaten Räumlichkeiten eines einzelnen Eigentümers nutzen würde. Optimal ist es, die Eigentümerversammlung innerhalb der Räumlichkeiten der verwaltenden Firma abzuhalten, oder aber einen geschlossenen Raum in einer Gastronomie in der Nähe des Objektes anzumieten. Die Kosten hierfür trägt die Eigentümergemeinschaft. Die Eigentümerversammlung kann allerdings auch innerhalb des Objektes im Gemeinschaftskeller abgehalten werden, sofern Ungestörtheit gewährleistet ist.

WICHTIG: Eine Eigentümergemeinschaft ist bei der Versammlung nur beschlussfähig, wenn mehr als 50% der Miteigentumsanteile der Eigentümer oder Bevollmächtigten anwesend sind!

Sollte dies nicht der Fall sein, muss zu einer zweiten Eigentümerversammlung fristgemäß eingeladen werden. Diese ist in jedem Fall beschlussfähig. Wenn in der Einladung auf eine nachträgliche Eventualeinberufung, z.B. 30 Minuten später hingewiesen wurde, ist die EG nach Eröffnung der späteren zweiten Eigentümerversammlung ebenfalls beschlussfähig.

 

Was ist bei der Erstellung einer Tagesordnung zu berücksichtigen?

Bei der Tagesordnung ist es unter anderem wichtig, auf die individuellen Wünsche der Eigentümer einzugehen und falls ein Beschluss gefasst werden muss, in einem extra Tagesordnungspunkt mit aufzunehmen. Ein Beschluss kann nur gefasst werden, wenn es hierzu einen extra Tagesordnungspunkt gibt! Anderenfalls ist der Beschluss zwar vorerst wirksam, jedoch anfechtbar. Es ist aus dem Grunde wichtig, auf die gewünschten Themen der Eigentümer einzugehen, damit keiner benachteiligt wird und alle Themen in der Eigentümerversammlung besprochen wurden. Ansonsten kann es zu einer zweiten Eigentümerversammlung kommen, welche ein Mehraufwand für alle Beteiligten ist. Eigentümer, die z.B. nicht vor Ort wohnen, müssen erneut den langen Anfahrtsweg in Kauf nehmen.

Bei den einzelnen Tagesordnungspunkten ist es wichtig, die Inhalte, worüber beschlossen werden soll, zu beschreiben. Je wichtiger der Beschluss ist, desto detaillierter muss die Beschreibung sein, da der Gesetzgeber sagt, dass die Eigentümer die Relevanz des Tagesordnungspunktes ansonsten nicht hätten erkennen können. Wenn es sich z.B. um einen Beschluss über die Erneuerung der Balkone, die ca. 300.000,00 € kosten würde, handelt, muss dies auch mit aufgeführt werden. Tipp: Über die Bedeutung des Punktes aufmerksam zu machen ist auch wichtig, da dadurch mehr Eigentümer zur Eigentümerversammlung kommen und nicht die Gefahr besteht, dass man für einen Punkt nicht beschlussfähig ist, da man nicht die erforderliche Mehrheit hat.

So könnte eine mögliche Tagesordnung aussehen:

Tagesordnung

1. Begrüßung der Wohnungseigentümer und Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Bericht des Verwalters
3. Bericht des Verwaltungsbeirats
4. Beschlussfassung über die Jahresabrechnung 2015
5. Beschlussfassung über die Entlastung des Verwalters
6. Beschlussfassung über die Entlastung des Verwaltungsbeirats
7. Beschlussfassung über die Änderung der Kostenverteilung der Verwaltungskosten (Verwalterhonorar, Kontoführungsgebühren, Saalmiete Eigentümerversammlungen)
8. Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2016
9. Wiederbestellung des Verwalters
10. (Wieder-)Bestellung des Verwaltungsbeirats
11. Beschlussfassung über die Instandsetzung der Balkone mit einer Kostenverteilungsänderung gemäß § 16 Abs. 4 WEG, wonach die Kosten von den Balkoneigentümern zu tragen sind
12. Einbau von Rauchwarnmeldern
13. Verschiedenes

 

Was versteht man unter einer „erforderlichen Mehrheit“?

Je nach dem über was man beschließt, muss es eine bestimmte Mehrheit geben. Man unterscheidet zwischen drei verschiedenen Mehrheiten. Einmal die einfache Mehrheit (mehr als 50% der anwesenden Eigentümer müssen dafür stimmen), die doppelt qualifizierte Mehrheit (mind. als 75% aller Eigentümer der EG (Kopfprinzip) und mehr als 50% aller Miteigentumsanteile müssen zustimmen) und die Allstimmigkeit (alle Eigentümer müssen zustimmen).

Folgend aufgerührte Maßnahmen benötigen lediglich die einfache Mehrheit:

1. Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung des Gemeinschaftseigentums (Beschlussfassung über eine Hausordnung, Abschluss von Sach- und Haftpflichtversicherungen)
2. Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums (§ 21 III WEG)
3. Bestellung des Verwaltungsbeirats (§ 29 WEG)
4. Bildung, Höhe und Anlage einer Instandhaltungsrücklage (§ 21 V Nr. 4 WEG)
5. Bestellung und Abberufung des Verwalters (§ 26 I WEG)
6. Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan, Genehmigung der Jahresabrechnung und Rechnungslegung des Verwalters (§ 28 V WEG)
7. Aufforderung an den Verwalter zur Rechnungslegung (§ 28 IV WEG)
8. Einleitung des Verfahrens zur Entziehung des Wohnungseigentums (§ 18 III WEG)

Folgend aufgeführte Maßnahmen benötigen die doppelt qualifizierte Mehrheit:

1. Modernisierungsmaßnahmen (Bestandsverbesserung ohne Reparaturanlass, § 22 II WEG)
2. Eine von der Verteilung nach Miteigentumsanteilen abweichende Kostenverteilung bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen und baulichen Veränderungen (§ 16 IV WEG)

Folgend aufgeführte Maßnahmen benötigen die Allstimmigkeit:

1. bauliche Veränderungen am Objekt (Veränderung des Erscheinungsbildes)
2. Umlaufbeschlüsse
3. Beschlüsse mit Vereinbarungscharakter (Änderung der Gemeinschaftsordnung, oder der Teilungserklärung – sollten durch Eintragung in die Wohnungsgrundbücher dinglich gesichert werden, damit diese auch für einen nachfolgenden Erwerber gelten)

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